Site yönetim programı seçerken nelere bakılır?

Site ya da apartman yönetim programı seçmek, bir yazılım almaktan çok bir çalışma düzenini seçmektir. Program aidatı, kasayı, sakinlerle iletişimi ve kayıtları taşır; yanlış seçildiğinde bir yıl sonra tüm verileri başka yere taşımak gerekir.

Aşağıdaki sekiz soru, hangi programa bakarsanız bakın işe yarar. Her birine somut bir cevap alamıyorsanız o program size uygun olmayabilir.

1. Borç, daireye mi kişiye mi bağlı?

Birçok programda borç daireye yazılır. Daire el değiştirdiğinde ya da kiracı çıktığında "bu borç kimin?" sorusu cevapsız kalır. Borcun kime yazıldığını, kişi değiştiğinde eski borcun nerede kaldığını ve yeni gelen kişinin eski borcu görüp görmediğini sorun.

2. Sakinler kendi borcunu görebiliyor mu?

Yöneticiyi her ay onlarca "borcum ne kadar?" telefonundan kurtaran şey, sakinin kendi borcunu kendisinin görmesidir. Sakine ayrı bir giriş var mı, yalnızca kendi dairesinin bilgisini mi görüyor, telefon uygulaması (Android ve iOS) var mı, bakın.

3. Ödeme bildirimi ve onay akışı nasıl çalışıyor?

Havale ile ödeme yapan sakin ödemeyi nasıl bildiriyor, yönetici nasıl onaylıyor? Onaylanmayan bir ödeme borcu düşürüyor mu? Bu akış net değilse banka hareketleriyle sakin beyanı arasında kaybolursunuz.

4. Makbuz ve ekstre var mı?

Her ödeme için makbuz ve sakinin dönemlik ekstresi PDF olarak alınabilmeli. Bu, anlaşmazlık çıktığında elinizdeki en önemli belgedir.

5. Kasa, banka ve gelir-gider ayrı izleniyor mu?

Aidat dışında ortak giderleri de kaydedeceksiniz. Nakit kasa ile banka hesabının ayrı tutulup tutulmadığını, gelir ve gider raporlarının olup olmadığını ve verileri Excel'e aktarıp aktaramadığınızı sorun. Excel çıktısı, denetçiye ya da kat malikleri kuruluna rapor verirken lazım olur.

6. Sakinlerle iletişim nasıl yürüyor?

Duyuruları tüm sakinlere ya da yalnızca seçilen gruba (örneğin borcu olanlara) gönderebiliyor musunuz? SMS ve uygulama bildirimi var mı? SMS ücretini kim ödüyor, kredi mi satın alıyorsunuz, paket içinde mi geliyor? Bunu satın almadan önce öğrenin.

7. Kim ne yapabiliyor, kim ne yaptı?

Yönetici, muhasebeci ve denetçinin yetkileri ayrılabiliyor mu? Bir tahsilat silindiğinde ya da bir tutar değiştiğinde kimin, ne zaman yaptığı görülebiliyor mu? Para söz konusu olduğunda bu izi tutmak yöneticinin kendisini de korur.

8. Verileriniz kimde ve nasıl çıkar?

Sakinlerin telefon numaraları, borçları ve ödemeleri kişisel veridir. Verilerin nerede tutulduğunu, yedeklenip yedeklenmediğini ve programdan ayrılmak istediğinizde verilerinizi alıp alamayacağınızı sorun. Kişisel verilerin korunması konusunda programın yaklaşımını gizlilik sayfasından okuyabilmelisiniz.

Fiyat ve destek hakkında ne sormalı?

Sekiz sorunun dışında iki konu daha satın alma kararını etkiler:

• Fiyatın neye göre belirlendiği: Sabit aylık ücret mi, daire sayısına göre mi, yıllık paket mi? SMS, bildirim ya da ek kullanıcı ayrı ücretli mi? Fiyat listesinde yazmayan bir kalem ilk faturada ortaya çıkmasın.
• Destek: Sorun yaşadığınızda kime, hangi kanaldan ve hangi saatlerde ulaşabileceksiniz? Türkçe destek var mı? Özellikle ay başı aidat dönemlerinde cevap süresi önemlidir.

Yönetim türüne göre ihtiyaçlar farklıdır

Küçük bir apartman için basit bir aidat ve kasa takibi yeterli olabilir; yüzlerce daireli bir sitede ise yetki ayrımı, raporlar ve denetim kaydı ön plana çıkar. Birden fazla siteyi yöneten bir yönetim firmasıysanız her sitenin verisinin birbirinden ayrı tutulduğundan emin olmanız gerekir. Kendi durumunuzu önce yazın: kaç daire, kaç kişi kayıt tutacak, sakinler uygulamayı kullanacak mı, hangi raporları kime vereceksiniz? Bu liste, hangi sorunun sizin için ağır bastığını gösterir.

Denemeden karar vermeyin

Bir demo videosu izlemek ile kendi sitenizin bilgileriyle çalışmak aynı şey değildir. Mümkünse ücretsiz bir deneme isteyin ve şunları deneyin: birkaç daire ve kişi ekleyin, bir aidat dönemi açın, bir tahsilat girin, bir makbuz alın, bir sakin gibi giriş yapıp borcunuzu görün. Bir saatlik bu deneme, çoğu karşılaştırma tablosundan fazla şey söyler.

Kentix bu sorulara ne cevap veriyor?

• Borç kişiye yazılır; kişi taşındığında borcu kendisinde kalır, yeni giren eski borcu görmez.
• Sakin kendi hesabıyla girer ve yalnızca kendi borcunu, ödemelerini, makbuzunu ve ekstresini görür. Android ve iOS uygulaması vardır.
• Ödeme bildirimi: sakin ödemeyi bildirir, yönetici onaylar, onaydan sonra borç güncellenir.
• Makbuz ve ekstre PDF olarak indirilir.
• Kasa, banka ve gelir-gider ayrı izlenir; raporlar Excel olarak alınır.
• Duyuru ve SMS tüm sakinlere ya da seçilen kitleye gider.
• Denetim kaydı tahsilat, borç ve ayar değişikliklerini kim, ne zaman olarak tutar.

Kentix'i kendi apartmanınızda 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Aidat takibinin adımlarını aidat takip rehberinde bulabilirsiniz.